Vergadertips

Creëer een effectieve vergadering met deze elementen


dinsdag 31 mei 2022

Een meeting of vergadering organiseren, vraagt meer dan alleen een kan koffie en een telefonisch inbelsysteem. Het begint al bij het zoeken en selecteren van een passende omgeving en locatie. Daarna volgt de invulling van de vergadering: programma inclusief breaks, catering, faciliteiten als wifi, whiteboards, flip-overs en schermen, aanvullende activiteiten of arrangementen en vervoer.

Creëer een effectieve vergadering met deze elementen

Checklist van belangrijke elementen

Welke elementen zorgen voor een effectieve vergadering, hangt samen met het doel en verwachte resultaat van de zakelijke bijeenkomst. Ook de lengte draagt bij aan de keuze voor bijvoorbeeld een overnachtingsmogelijkheid en meerdere cateringmomenten. Het belangrijkste is dat iedere deelnemer zich behaaglijk voelt in de vergaderruimte en dat de basiselementen goed verzorgd zijn. Eén aanspreekpunt is voldoende voor de locatie. Afspraken worden vooraf gemaakt en waar nodig kan op de dag zelf bijsturing plaatsvinden. Hieronder delen we 10 elementen die bijdragen aan een effectieve vergadering:

  1. Type omgeving en locatie
  2. Exclusiviteit van de locatie
  3. Bereikbaarheid en parkeermogelijkheid
  4. Bewegwijzering en signing
  5. Ontvangst en programmaonderdelen (agenda)
  6. Cateringmomenten
  7. Technische ondersteuning (wifi, beeld en geluid)
  8. Activiteiten en arrangementen
  9. Vergaderlocatie met overnachtingsmogelijkheid
  10. Documentatie van de vergadering

Bovenstaande lijst bevat de basisonderdelen van een resultaatgerichte vergadering. Meeting- en eventlocaties hebben de expertise en ervaring om wensen om te zetten in een concreet aanbod. Let wel, jij bent de opdrachtgever. Blijf weg van de standaard arrangementen en mogelijkheden, tenzij je daar behoefte aan hebt. Zorg ervoor dat de gehele invulling past bij de bedrijfscultuur en –waarden. Daag de locatie uit om een op maat gemaakt voorstel te creëren voor jouw ideale vergadering.

Een bijzondere vergaderlocatie

Op zoek naar een té gekke vergaderplek? Bekijk dan onze bijzondere vergaderlocaties voor meer inspiratie. Wil je op de hoogte blijven van onze originele vergaderlocaties en het nieuwste aanbod? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief of volg ons dan via Instagram of LinkedIn.


Deel dit artikel via:

Nieuwste artikelen

Terug naar overzicht